Hinweise zur Erstellung von Presseerklärungen

"Was immer du schreibst - schreibe kurz und sie werden es lesen, schreibe klar, und sie werden es verstehen, schreibe bildhaft und sie werden es im Gedächtnis behalten".
Dies formulierte Joseph Pulitzer, amerikanischer Journalist und Verleger nach ihm wurde ein renommierter Journalistenpreis, der so genannte Pulitzerpreis benannt.

Was heißt diese Aussage für eine zu verfassende Pressemitteilung?

Pressemitteilungen (PM) werden von Journalisten gelesen und müssen deshalb kurz, knapp und gut verständlich geschrieben sein. Ein Pressetext soll den Journalisten anregen, um sich des Themas anzunehmen und weiter zu recherchieren. Je professioneller eine Pressemitteilung verfasst ist desto größer ist die Chance auf eine journalistische Verwertung.
Überschrift: Besonders wichtig ist die Überschrift. Sie muss zum Thema passen und knapp den Inhalt der Presseerklärung (ideal sind 3 - 7 Worte) wiedergeben. 
Fakten: Nach der Überschrift müssen nun dem Journalisten die Fakten nahe gebracht werden. Je schneller dies im Laufe der Pressemitteilung geschieht, desto besser, denn Journalisten haben wenig Zeit, und es gibt noch hunderte anderer Pressemitteilungen. 
Sechs W-Fragen: Als nützlich hat sich erwiesen, beim Verfassen einer PM die so genannten sechs "W" -Fragen zu berücksichtigen: Wer macht was, wann, wie, warum und wo. Nach dem ersten Satz, in dem die großen W´s geklärt wurden, sollten Sie bei einer geballten Informationsvermittlung bleiben. 
Wichtiges am Anfang: Bleiben Sie beim Erzählstrang und bedenken Sie, dass Pressetexte von den Redakteuren oft nach hinten hin gekürzt werden. Deshalb sollten die wichtigsten Informationen im ersten Drittel der Pressemitteilung abgebildet worden sein. 
Zitate: Wichtig ist auch, in diesem Abschnitt ein Zitat zu setzen. Damit wird die Presseerklärung aufgelockert, die Fakten noch einmal untermauert und eine Meinung transportiert, die so leicht vom Journalisten in seinen Text eingebaut werden kann. 
Schlussinfo: Als Abschluss einer Presseerklärung können Sie kurz noch einmal darauf eingehen, wer Sie sind und welche Interessen von Ihnen vertreten werden. Versäumen Sie nicht, Ihren Namen und Ihre Telefonnummer unter eine Pressemitteilung zu schreiben, damit sich interessierte Journalisten mit eventuellen Rückfragen jederzeit an Sie wenden können und bitten Sie im Anschreiben im Fall des Abdruckes um ein Belegexemplar. 
Textdatei: Wenn eine Pressemitteilung per Mail verschickt wird, sollte sie als Word-Datei versendet werden. Journalisten freuen sich auch darüber, wenn ihnen ein Teil der Arbeit abgenommen wird und sie Textpassagen einfach aus der Mitteilung herauskopieren können. Achten Sie auch darauf, dass die Seitenränder nicht zu voll geschrieben sind. Der freie Platz wird gerne für Handkorrekturen und Vermerke genutzt.

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